Kontrola zarządcza - informacje ogólne

    Kontrola zarządcza - informacje ogólne

    Kontrola zarządcza - informacje ogólne

    Kontrola zarządcza - informacje ogólne
    System kontroli zarządczej to sposób spojrzenia na organizację, który ma ułatwić zarządzanie nią w uporządkowany sposób. Istotą tego systemu jest wyznaczenie i ścisłe sprecyzowanie celów do osiągnięcia oraz przypisanie im zadań do zrealizowania przez jednostkę. Dla osiągnięcia pożądanych wyników funkcjonowania systemu niezbędny jest bieżący nadzór (monitorowanie) efektów i inicjatyw (zadań) do realizacji.
    Obok orientacji na realizację celów i zadań, specyficznym dla kontroli zarządczej jest akcentowanie indywidualnej odpowiedzialności kierownika jednostki. Jednocześnie, system kontroli zarządczej przenikając przez wszystkie obszary działalności jednostki, zakłada jej samodoskonalenie a także monitorowanie i poprawianie realizowanych przez nią procesów.
    Terminologia
    Ilekroć w niniejszym artykule jest mowa o:
    kierowniku jednostki – należy przez to rozumieć dyrektora izby skarbowej;
    jednostce – należy przez to rozumieć izbę skarbową;
    osobie kierującą komórką organizacyjną – należy przez to rozumieć osobę kierującą komórką organizacyjną w jednostce;
    ryzyku – należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zagrożeń dla terminowej, zgodnej z prawem, efektywnej i oszczędnej realizacji celów lub zadań;
    standardach kontroli zarządczej lub standardach – należy przez to rozumieć standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, stanowiące załącznik do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84).

    Określenie celów i zadań oraz mierników ich realizacji
    Standardy kontroli zarządczej zalecają określenie celów i zadań w co najmniej rocznej perspektywie a także przypisanie im mierników, w celu monitorowania ich realizacji. Podstawowym dokumentem wyznaczającym cele i zadania dla Ministerstwa Finansów (w skrócie: MF) i nadzorowanych przez MF jednostek jest plan działalności Ministra Finansów. Uwzględniając cele i zadania w nim zawarte, Departament Administracji Podatkowej w Ministerstwie Finansów (w skrócie: DAP) sporządza plan celów/zadań DAP, który identyfikuje priorytetowe cele i zadania dla DAP oraz nadzorowanych jednostek, w tym izb skarbowych. Plan celów/zadań DAP jest przekazywany odpowiednio do jednostek nadzorowanych. Dyrektorzy są zobowiązani do realizacji i monitorowania zadań im przypisanych, zawartych w planie celów/zadań DAP. W tym celu, dyrektorzy sporządzają plany celów/zadań izb skarbowych, zawierające szczegółowe cele, zadania i mierniki ich realizacji określone z uwzględnieniem przyjętego systemu wyznaczania celów i mierników w administracji podatkowej. Dyrektor dodatkowo zamieszcza w ww. planie zadania dla podległych urzędów skarbowych. Na ich podstawie zostają wyznaczone konkretne zadania do wykonania przez urzędy skarbowe. Informacje o zadaniach do zrealizowania są przekazywane urzędom skarbowym w formie i terminach przyjętych przez nadzorującego dyrektora.
    Cele/zadania i mierniki ich realizacji wyznaczane są w następujących obszarach:

    • zapewnienie wpływów budżetowych,
    • zmniejszenie zaległości podatkowych,
    • budowa przyjaznej administracji podatkowej,
    • poprawa jakości działania i innowacyjności administracji podatkowej,
    • zmniejszenie skali oszustw podatkowych.

    Zarządzanie ryzykiem
    Cele i zadania, które są ujęte w planie celów/zadań mają swoje odzwierciedlenie również w systemie zarządzania ryzykiem funkcjonującym w jednostce, dzięki któremu gromadzone są informacje o najistotniejszych ryzykach zagrażających realizacji celów i zadań, ich wadze i prawdopodobieństwie oraz o adekwatnych mechanizmach kontrolnych minimalizujących możliwość materializacji ryzyka bądź minimalizujących jego skutki.
    Standardy kontroli zarządczej zalecają nie rzadziej niż raz w roku przeprowadzenie identyfikacji i analizy ryzyka w odniesieniu do celów i zadań oraz określenie stosownych mechanizmów kontroli jako odpowiedzi na konkretne ryzyko. Należy podkreślić, iż zarządzanie ryzykiem jest procesem permanentnym, skupionym na bieżących działaniach podejmowanych by realizować założone cele i zadania przy uwzględnieniu ryzyka z nimi związanego. Identyfikację i analizę ryzyka w stosunku do zadań wynikających z planu celów/zadań jednostki, przeprowadza się raz w roku, równolegle z określaniem celów i zadań na kolejny rok.
     
    Po zidentyfikowaniu ryzyk i przypisaniu im odpowiedniego poziomu istotności, należy podjąć decyzję o postępowaniu z nimi, skupiając się przede wszystkim na określeniu rodzaju reakcji na ryzyka istotnie zagrażającej realizacji zadania wskazanego w planie celów/zadań jednostki.
     
    Monitorowanie realizacji celów i zadań. Przeglądy okresowe

    Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, kierownicy jednostek zapewniają monitoring realizacji celów i zadań, który uwzględnia przede wszystkim stan realizowanych celów i zadań oraz ich efekty w porównaniu do wcześniejszych założeń.
    W izbie skarbowej, kluczowym i podstawowym dokumentem z punktu widzenia ww. procesu jest sprawozdanie z wykonania planu celów/zadań. W ramach działań monitorujących realizację zaplanowanych zadań, kierownik jednostki sporządza:

    • sprawozdanie z wykonania planu celów/zadań za I półrocze,
    • sprawozdanie z wykonania planu celów/zadań za rok poprzedni.

    Jednocześnie, w celu oceny stopnia realizacji zaplanowanych zadań oraz przeanalizowania potencjalnych zagrożeń, kierownik jednostki na bieżąco monitoruje proces realizacji zadań oraz w przypadku zagrożenia ich wykonania, podejmuje niezbędne działania ograniczające zagrożenia. W procesie monitorowania biorą udział również kierownicy komórek organizacyjnych oraz naczelnicy urzędów skarbowych w odniesieniu do zadań im przypisanych w planie celów/zadań izby skarbowej. Sprawozdanie z wykonania planu celów/zadań za I półrocze jest wynikiem monitorowania podejmowanych zadań w ramach okresowego przeglądu. Efektem będzie tu rekomendacja dotycząca prawdopodobieństwa realizacji zaplanowanych zadań oraz ewentualna decyzja w zakresie podjęcia działań naprawczych.
    Samoocena systemu kontroli zarządczej
    Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, w izbie skarbowej, co najmniej raz w roku dokonuje się samooceny kontroli zarządczej, w terminie umożliwiającym wykorzystanie jej wyników jako materiałów źródłowych do sporządzenia oceny stanu kontroli zarządczej w jednostce. Samoocena kontroli zarządczej może dotyczyć poszczególnych procesów zachodzących jednostce lub obszarów działalności czy też poszczególnych elementów kontroli zarządczej.
     
    Samoocenę przeprowadza się wykorzystując opracowane do tego celu kwestionariusze lub ankiety wypełniane przez pracowników i osoby kierujące komórkami organizacyjnymi w jednostce, oraz naczelników urzędów skarbowych. Decyzja, co do zakresu, formy i sposobu przeprowadzenia samooceny należy do kierownika jednostki.
     
    Audyt wewnętrzny
    Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej i czynności doradcze.

    Ocena stanu kontroli zarządczej
    Kontrola zarządcza w izbie skarbowej jest monitorowana i poddawana ocenie. Celem tego działania jest identyfikacja jej słabości i niedoskonałości tak, aby prawidłowo zaprojektować i zastosować odpowiednie środki naprawcze dla racjonalnego zapewnienia realizacji celów i zadań izby skarbowej w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Właścicielem i głównym zainteresowanym wynikami oceny jest dyrektor izby skarbowej. Ocena jest dokonywana zarówno przez jednostkę (np. przy wykorzystaniu kontroli wewnętrznej lub audytu wewnętrznego) jak i przez inne zewnętrzne podmioty np. instytucje sprawujące nadzór, kontrolę lub prowadzące audyt zewnętrzny czy ocenę.
    Informacje pozwalające na ocenę kontroli zarządczej w izbie skarbowej mogą pochodzić w szczególności z następujących źródeł:

    • monitorowanie realizacji celów i zadań,
    • wyniki samooceny kontroli zarządczej,
    • system zarządzania ryzykiem,
    •  wyniki pracy audytu wewnętrznego,
    • wyniki kontroli wewnętrznych,
    • wyniki kontroli zewnętrznych i audytów zleconych,
    • analiza skarg i wniosków,
    • analizy informacji kierowników komórek organizacyjnych w izbie skarbowej o funkcjonowaniu tych komórek,
    • analizy informacji naczelników urzędów skarbowych o funkcjonowaniu urzędów skarbowych.

    Podsumowaniem przeprowadzonej oceny kontroli zarządczej na podstawie dostępnych źródeł jest ocena stanu kontroli zarządczej w jednostce.
     

    Pliki do pobrania

    bip

    Informacje o publikacji dokumentu

     
    Data utworzenia: 28.05.2015 Data publikacji: 28.05.2015 14:09 Data ostatniej modyfikacji: 25.11.2015 08:05
    Autor: Izba Skarbowa w Łodzi Osoba publikująca: Agnieszka Pawlak Osoba modyfikująca: Dariusz Śledź
    Rejestr zmian